Dostali jste někdy e-mail, který vás nechal přemýšlet o osobě, která ho poslala? Nebo ještě horší, už jste někdy poslali e-mail, který jste později litovali? Být na konci špatného e-mailu vám může nechat zavrtět hlavou a pokusit se přijít na to, co na zemi myslel ten druhý. Být tím, kdo to poslal, může zničit jinak skvělý den a později to může mít nepříznivé důsledky.
Rychlost zipování e-mailu z něj učinila upřednostňovanou metodu komunikace. Ať už posíláte osobní nebo obchodní e-mail, je nutné dodržovat správnou etiketu, abyste zabránili nesprávné komunikaci nebo tvrdým pocitům.
Postupujte podle Zlatého pravidla a zacházejte s příjemcem tak, jak byste chtěli. Než na jakýkoli e-mail kliknete na tlačítko „odeslat“, věnujte mu minutu a přečtěte si jej. Efektivní používání e-mailu vám může dát nadřízeného do pozitivního světla a může vám dokonce poskytnout výhodu, když je čas na propagaci.
Nepředpokládejte soukromí
Spam - urgentní obchodní nabídka. Jen jeden film / Stockbyte / Getty Images Mějte na paměti, že vaše společnost a osobní e-mail nemusí být soukromý. Vaše společnost má právo číst cokoli zaslané z kanceláře, takže nikdy nepište a neposílejte osobní ani vysoce citlivé informace z práce. Osobní e-mail z domova může být přeposlán, takže nedávejte nic písemně, které by mohlo způsobit problém, pokud se dostane ke špatné osobě.
Vyhněte se urážlivým komentářům
Vždy zkontrolujte, zda neexistují žádné urážlivé komentáře. Hero Images / Getty Images Ve svém e-mailu se vyhněte urážlivým komentářům. To zahrnuje rasistické, sexistické nebo negativní poznámky o jiné osobě nebo společnosti. Pokud obdržíte urážlivý e-mail, neodpovídejte a nikomu jej neposílejte. Nikdy nepoužívejte e-mail k tomu, abyste řekli cokoli, co může být špatně vyloženo nebo špatně interpretováno, pokud se vrátí zpět k vašemu šéfovi.
Nekřič
Manuel Breva Colmeiro / Getty Images Nezapomeňte, že když zadáte všechny limity, váš e-mail se objeví jako křik. Někteří lidé si myslí, že to usnadňuje čtení jejich zprávy, ale není tomu tak. Používejte písmo, které je pro oči snadné, když je čtete běžnými malými písmeny.
Upravte své zprávy
Před odesláním upravte svůj e-mail. Hero Images / Getty Images Před odesláním upravte své e-maily. Použijte kontrolu pravopisu a projděte všechny firemní e-maily, abyste se ujistili, že máte správnou gramatiku. Vždy se chcete prezentovat jako profesionál ve veškeré korespondenci. Po dokončení psaní zkontrolujte osobní e-mail, abyste se ujistili, že se dostane k zamýšlenému bodu. Vypuštění nebo přidání jediného slova může změnit význam věty.
Odpovědět opatrně
Než odpovíte na e-mail, zkontrolujte všechna pole. kupicoo / Getty Images Zjistěte správný způsob, jak odpovědět na e-maily, které obdržíte. V polích „do“ a „cc“ věnujte zvýšenou pozornost odesílateli a ostatním. Reagujte co nejrychleji, místo aby byla vaše „uložená“ složka příliš zaplněná.
Než se podíváte, kdo je uveden v záhlaví, vyhněte se nutkání zasáhnout „odpovědět všem“. Vaše odpověď může zmást ostatní na seznamu nebo byste mohli ukončit zasílání nepotřebných informací lidem, které neznáte. Jediný čas, kdy byste měli kliknout na „odpovědět všem“, je, pokud jste si jisti, že každý potřebuje informace, které posíláte.
Znáte své e-mailové nástroje
Westend61 / Getty Images Znát nástroje a typy e-mailů. To zahrnuje „do“, „cc“, „bcc“ a řádky předmětu. Hlavní příjemce by měl být v poli „do“. Pokud potřebujete někoho zkopírovat, obvykle byste tuto osobu přidali do pole „kopie“ nebo „kopie“. Pokud je třeba někoho kopírovat, aniž by ostatní na seznamu obdrželi jeho e-mail, použijte „bcc“ nebo slepou kopii. Zkopírujte pouze lidi, kteří potřebují znát informace, které posíláte.
Nikdy nikomu neposílejte řetězové e-maily. Mohou to být těžkopádné a ucpávat e-mailové schránky lidí až k obtěžování. Nechcete se stát osobou, která předává zprávy, které mohou nebo nemusí být pravdivé.Vždy byste měli vyplnit předmět předmětu pro e-mail související s podnikáním a je to upřednostňováno v osobním e-mailu. Udržujte předmět co nejkratší a pro každou poštu použijte pouze jedno téma.
Keep It Brief
Nepište dlouhé a drsné e-maily. Klaus Vedfelt / Getty Images Většina lidí dává přednost krátkým e-mailům, než dlouhým, horlivým zprávám. Pokud je to možné, uveďte svůj bod v několika větách. U delší zprávy začněte úvodním odstavcem, který lidem poskytne základní informace. Pokud máte více než jedno téma, rozdělte svou zprávu do více než jednoho e-mailu s jedním tématem na e-mail.
Sledujte svůj tón
Před odesláním e-mailu zkontrolujte svůj tón. PhotoAlto / Eric Audras / Getty Images Udržujte v e-mailové komunikaci pozitivní tón. Nezapomeňte, že zavržené poznámky se mohou projevit spíše jako sprosté než vtipné.
Uložte sarkastický humor pro hlasovou komunikaci, aby ostatní mohli slyšet tón vašeho hlasu. To také zahrnuje hněv. Vždy byste se měli vyhýbat zasílání rozzlobených e-mailů, jinak riskujete, že urazíte někoho, s kým pracujete nebo se o něj staráte.
Použijte příznaky priority s diskrétností
Naučte se používat důležité příznaky pro důležité e-maily. Hero Images / Getty Images Pokud máte příznak s vysokou prioritou, použijte jej pouze v případě potřeby. Jeho přílišné použití bude mít nakonec opačný účinek, jaký chcete, a pošlete e-maily příjemcům na konec seznamu priorit.
Podepište své jméno
Zahrňte do svého e-mailového podpisu kontaktní informace. Marc Romanelli / Getty Images Nezapomeňte podepsat své e-maily. Příjemci se mohou naštvat, pokud se musí posunout nahoru a zjistit, kdo jim zprávu poslal. Pokud očekáváte telefonickou odpověď, nezapomeňte uvést číslo, i když víte, že daná osoba má toto číslo v souboru. Účelem e-mailu je ušetřit čas a zastavení toho, co dělá, zpomalí věci. Pokud máte linii podpisu, pravidelně ji aktualizujte pomocí správné e-mailové adresy a telefonních čísel.
