Většina organizací, které mají více než hrstku lidí, musí mít silnou komunikační strategii pro interní i externí komunikaci. Zaměstnanci potřebují vědět o důležitých věcech, ať už se jedná o oznámení o změnách zásad, každodenních postupech nebo o něco pod sluncem.
To také zahrnuje vypracování plánu pro stěhování v kanceláři a vypracování pohyblivého kontrolního seznamu.
I když si můžete myslet, že je tolik kroků k plánování v kancelářském tahu, že nemáte čas ani uvažovat o komunikaci, musíte opravdu udělat den nebo dva, abyste vytvořili pevnou strategii, která udrží zaměstnance i vaše klienty na vědomí nadcházejících změn.
Důležité je, že chcete udržet své zaměstnance přímo zapojené do stěhování, protože budou pravděpodobně tahem nejvíce zasaženi.
Klíčové interní zprávy
Klíčové zprávy by měly zahrnovat načasování, balení, uzavření kanceláří, nové rozvržení kanceláře a podrobnosti o novém umístění.
- Časová osa : Ujistěte se, že jste uvedli všechny klíčové kroky přesunu, aby každý věděl, co a kdy očekávat.
- Pokyny pro balení : Poskytněte zaměstnancům pokyny, jak zabalit své kanceláře nebo kabiny pro přesun. To by mělo zahrnovat, kde získat obalové materiály, co jsou za balení odpovědné, a termíny.
- Pokročilé upozornění na jakékoli uzavření kanceláří : Během přesunu bude možná nutné zavřít kancelář, aby se umožnilo konečné zabalení a přemístění kancelářského vybavení a nábytku. Zajistěte, aby vaši zaměstnanci věděli o těchto datech a zda a jak bude podnik během stěhování pokračovat a jak to ovlivní jejich pracovní rozvrh a pracovní vytížení.
- Nový kancelářský plán : Zaměstnanci budou chtít včas vědět, jak bude nový prostor vypadat a jak budou zřízeny kanceláře. Budou mít stále svůj vlastní prostor nebo budou nyní v kóji nebo otevřeném půdorysu? Nezapomeňte vytvořit způsob, jak informovat zaměstnance o tom, jak by se jejich pracovní prostor mohl změnit.
- Nové možnosti umístění, parkování a dojíždění : Poskytněte personálu veškeré informace o novém umístění, které potřebují, aby mohli připravit dopravu do nového prostoru.
Způsoby, jak sdělit zaměstnancům cíle
Způsob doručování zprávy by měl být rozhodnut podle typu zprávy, kterou je. Časová osa by například mohla být snadno doručena prostřednictvím intranetu vaší společnosti; vzhledem k tomu, že uzavření kanceláří může být nejlépe představeno na schůzce zaměstnanců, aby bylo zajištěno, že bude možné klást otázky a odpovídat na ně.
- Intranet : Pro společnosti nebo organizace, které mají intranet, je to obvykle nejlepší platforma pro většinu zpráv. Umožňuje snadnou aktualizaci souborů a informací, které jsou dostupné všem zaměstnancům.
- Osobní setkání : Bez ohledu na to, jaké poselství jsou, jsou setkání zaměstnanců dobrým místem pro oznámení a umožňují zaměstnancům úplnou diskuzi. Můžete také použít čas schůzky k posouzení, jak budou informace sdělovány, aby zaměstnanci věděli, že budou informováni.
- E-mail : I když je e-mail jednoduchý, není vždy nejlepším způsobem předávání informací. Nechcete posílat tolik e-mailů, že lidé nemohou najít informace, když je potřebují. Pokud používáte e-mail, ujistěte se, že jej používáte pouze k informování lidí, kde mohou informace získat.
- Běžné složky : Pokud nemáte intranet, vytvořte na síťové jednotce společnou složku, ke které má přístup každý.
- Nástěnka : Můžete zveřejnit informace pomocí fyzického prostoru. Lidé to mohou často kontrolovat a také poskytuje místo, kde se lidé mohou shromažďovat a diskutovat o svých obavách.