Jak spravovat poštu v 5 krocích

Naučit se, jak spravovat svou poštu, je překvapivě skličující organizační úkol, protože nemůžete pouze vizuálně organizovat poštu, musíte číst a dotknout se každého dokumentu, abyste mohli soubor nebo zahodit. Nejlepší cestou k spolehlivé správě je snížit množství papíru přicházejícího do vašeho domu. Čtěte dále, jak spravovat poštu, ve čtyřech krocích.

• Vyhoďte nevyžádanou poštu

  

  Snižte množství přijaté pošty zastavením příchozí nevyžádané pošty.

  Přísahám, že když jsem někdy ztracen, katalog J Crew mě najde první. Snížení množství nevyžádané pošty, kterou obdržíte, sníží množství času, který strávíte správou pošty. Méně pošty = méně času.

  Bonus: Je to dobré pro životní prostředí.

• Naplánujte si to

  

  Většina lidí třídí poštou, zatímco po práci chodí ve dveřích, a často se zastaví uprostřed, aby si odložili kabát nebo obrátili pozornost na to, co je k večeři. Odolejte nutkání spravovat poštu, dokud nebudete mít čas a pozornost věnovat tomuto úkolu.

  Důvody:

  1. Pokud se třídíte na cestě do dveří, je pravděpodobné, že nejste připraveni spravovat svou poštu. Potřebujete správné nástroje (níže) a pozornost, abyste se rozhodli, jak každý kus použít nebo zlikvidovat.
  2. Nikdy se nedotýkejte kusu papíru více než jednou, pokud je nemáte. Díky tomu je správa papíru tak vyčerpávající: musíte si ji přečíst vždy! Počkejte, až budete připraveni spravovat a zahodit.

  Naplánujte si čas uspořádáním pošty každý den nebo jednou týdně.

• Nástroje

  

  Mít správné nástroje, jak zlikvidovat, recyklovat nebo odpovědět na vaši poštu.

  Nic fantazie, ale mít po ruce následující:

  1. Skartovač - Všechno s identifikačními informacemi mimo vaše jméno a adresu by mělo být skartováno okamžitě.
  2. Recyklační koš - Většina pošty může být recyklována okamžitě (například: kupóny, letáky, oznámení).
  3. Registrační systém a kalendář - Pro poštu musíte jednat okamžitě nebo v budoucnu.

  „Po ruce, “ myslím opravdu po ruce. Nepoužívejte skartovač a recyklační koš v oddělených místnostech. Spravuji svůj e-mail, který stojí nad recyklačním košem i skartovačem, a poté doručím poštu, kterou musím podniknout, ke svému psacímu stolu, kde mám nastaven svůj kalendář a počítačový systém. Pro poštovní organizaci doporučuji samostatnou schránku na pracovní stůl a archivní kartotéku.

• Vytvořte systém

  

  
  
  Pro každý e-mail jsou k dispozici 3 „koncové hry“:

  1. Akce - Pošta, kterou musíte podniknout okamžitě nebo nakonec. Tento druh pošty bude rozdělen do dalších kategorií, jako je archiv / odkaz, odpověď, akce atd.
  2. Recyklovat - Nevyžádaná pošta, která pro vás nemá žádnou hodnotu a za ní neobsahuje žádné identifikační informace.
  3. Shred - Jakákoli část pošty, která obsahuje jakékoli identifikační informace nad vaším jménem a adresou. To by zahrnovalo čísla sociálního zabezpečení, data narození, nabídky kreditních karet atd. Nejste si jisti, zda byste měli recyklovat nebo skartovat? Další informace o krádeži identity naleznete v tématu Co je třeba skartovat: Jak se chránit před krádeží identity.

• Keep It It

  

  Několik způsobů, jak to ujistit:

  • Každý černý pátek (to je den po Díkůvzdání), zatímco všichni ostatní jsou mimo nákupy, shromažďuji všechny katalogy, které už nechci dostávat, a zavolám je ke zrušení.
  • Postupujte podle týdenní organizační rutiny, kde spravujeme poštu každý týden.
  • Můžete si přečíst více o tom, jak denně spravuji poštu.