Jak uspořádat systém domácího podání v 7 krocích

Jak nastavit systém evidence a skladování papíru

Boj je skutečný: jámy jsou správa papírů a rušení papíru. To je důvod, proč je velmi důležité vytvořit snadný, proveditelný systém domácího podání, který budete skutečně používat.

Domácí registrační systém musí být flexibilní, aby se přizpůsobil změnám životního stylu, a musí být jednoduchý, abyste ho skutečně udrželi.

Toto je víkendový projekt. Nezačínejte to o všední noci po dlouhém pracovním dni / škole atd. Začněte to v sobotu nebo v neděli ráno vyzbrojené šálkem kávy nebo čaje a pojďme to udělat.

Co budete potřebovat

• Kartotéka nebo kartotéka
• Závěsné složky souborů
• Držák stolních souborů
• Drtič
• Odpadkový koš
• Složky souborů
• Štítek výrobce nebo pero

Shromažďujte všechny své papíry společně na jednom místě

Prvním krokem při nastavování systému domácího podávání je ohradit všechny vaše soubory a papíry do stejného prostoru, abyste je mohli třídit, recyklovat a skartovat. Mít vše na jednom místě má následující výhody:

1. Udrží vás to zaměřené na úkol po ruce : Když to zkusíte splňte úkol, na který nejste příliš nadšení (jako je podání), jakoukoli výmluvu, abyste putovali a zahájili další nový projekt. Pokud máte všechny své zásoby (zde uvedené) a všechny své papíry na jednom místě, nemáte žádnou omluvu, ale musíte se kopat.
2. Budete důkladnější : Když zametete domov dopředu, nebudete muset tento úkol opakovat za několik týdnů, až v prádelně najdete zapomenutý stoh papírů.

Několik míst, kde můžete hledat papíry (jiné než vaše zřejmé zásuvky na stůl, kartotéky a poštovní hromadu):

1. Obývací pokoj: Papíry mají tendenci se hromadit v obývacím pokoji, protože často nemáme představu, co s nimi dělat. To je důvod, proč byste měli vždy vkládat papíry, o kterých si nejste jisti, co s nimi ještě dělat, do mé e-mailové schránky.
2. Tašky : Batohy, pracovní tašky, kabelky, tělocvičné tašky a kufry.
3. Kuchyně : Papírové hromady mají způsob, jak skončit v kuchyni. Důvodem je skutečnost, že kuchyně je často prvním místem, kam směřujeme, když procházíme dveřmi.

Vyberte si dobré místo s tvrdým povrchem, na kterém můžete vytvořit 5 hromádek. Může to být kuchyňský stůl, postel pro hosty nebo stůl, pokud je dostatečně velký. Pokud nemáte dostatečně velký povrch, funguje také podlaha.

Pokud máte tolik papírů, vaše hromady se mohou převrhnout, pak použijte zásobníky nebo dokonce lepenkové krabice. Označte je, aby byly oddělené a aby se předešlo chybám, jako je náhodně přehazování loňských daňových přiznání do pole „recyklovat“.

Oddělte své papíry do pěti kategorií

Musíte se rozhodnout o každém kusu papíru. Jde o jednu z těchto 5 kategorií:

1. Akce: Doklady, na které musíte podniknout kroky a poté je zlikvidovat. Nezaměňujte je s tím, co v níže uvedené kategorii označujeme jako „domácnost“. Dokumenty pro domácnost se ukládají trvale, akční soubory se budou používat jednou a poté se zahodí.
   Příklady: pozvánky, parkovací lístky, upomínky na schůzky, domácí úkoly, účty atd.

2. Archiv: Příspěvky nebo dokumenty, na které musíte zavěsit, ale nemusíte odkazovat nebo používat více než jednou nebo dvakrát ročně.
   Příklady: daňová přiznání, lékařské záznamy, akademické záznamy, doklad o účasti na porotě, skutky, nájemní smlouvy, smlouvy atd.

3. 
   
   Domácnost: Jsou to papíry, které používáte k udržení chodu vašeho domu (a života).
   Příklady: kupóny, recepty, uživatelské příručky, příjmy za letošní daně, dokumenty pro nadcházející cestování atd.

4. Recycle: Papíry a dokumenty, které nespadají do žádné z výše uvedených kategorií a neobsahují žádné osobní údaje.
   Příklady: Nevyžádaná pošta, pracovní listy ze semináře, které vás již nezajímají, noviny, časopisy, staré domácí úkoly, které nepotřebujete, použité obálky atd.

5. Skartovat: Papíry a dokumenty, které nespadají do kategorií 1-3, ale obsahují osobní identifikační údaje.
   Příklad: Nabídky kreditních karet, staré bankovní výpisy, účty atd.

Dokumenty a soubory, které již nepotřebujete, snižte a zlikvidujte

Vaše největší hromada bude recyklována. Recyklujte ty první - cílem je omezit množství papíru, se kterým pracujete, co nejrychleji.

Dále skartujte drtiče - to by mělo zahrnovat vše, co vás identifikuje za vaším jménem a adresou.

Alternativně je tento válec Guard Your ID Roller z The Container Store cenově výhodný a praktický pro ty, kteří jsou nemocní v tom, že mají skartovací jam. Tímto způsobem můžete jednoduše zkopírovat své identifikační údaje a recyklovat poštu a dokumenty s osobními informacemi o nich místo skartování.

Nyní, když jste vyhodili nevyžádanou poštu, je čas se pustit do nastavení systému, který je:

1. Snadné použití, takže je budete skutečně používat ;
2. Dostatečně flexibilní, aby vyhověl změnám života a novým projektům; a,
3. Bezpečné, takže když potřebujete něco rychle najít, najdete to.

Krása je, že můžete tyto kategorie dále rozebrat v závislosti na množství papíru, které přichází a odchází z vašeho domova nebo kanceláře.

Vytvořte soubor archivu pro váš systém domácího podání

Je docela snadné rozhodnout se, které dokumenty přejdou do archivního souboru. Toto jsou nejdůležitější články, které vlastníte. Jsou důkazem, že vy a vaše rodina existují, platíte daně, vlastní domovy a auta, promoval na vysoké škole, můžete cestovat mimo vaši zemi na cestovní pas nebo vízum. Pokud jste vlastníkem firmy nebo vlastníte více než jednu nemovitost, bude tento soubor ještě větší.

Zde je seznam základů, které je třeba v tomto souboru ponechat:

• Vrácení daně
• Lékařské záznamy
• Akademické záznamy
• Důkaz, že jsi sloužil porotě
• Skutky
• Pronájem
• Smlouvy
• Pasy
• Karty sociálního zabezpečení
• Záznamy o zaměstnání
• Křestní osvědčení
• Dokumenty životního pojištění / odchodu do důchodu

Uložte tyto papíry do souboru do označených složek. Zvažte nákup ohnivzdorné krabice, jakmile začnete získávat více „věcí“, abyste byli v bezpečí.

Uchovávejte soubory, které často používáte (také několikrát do roka), dopředu. Odolejte nutkání přeorganizovat tento prostor, protože pokud se stanete příliš konkrétním, ve skutečnosti je obtížnější najít věci, když je opravdu potřebujete. Obecně platí, že pokud se ponoříte do svého archivního souboru, potřebujete ten kus papíru, aby na sobě bylo co nejsnadnější.

Zde jsou důležité kategorie:

• Akademický
• Auto
• Zaměstnanost
• Finanční
• Zdraví
• ID
• Pojištění
• Nemovitost

Uspořádejte je abecedně, ale soubor ID ponechejte předem. Jedná se o věci, jako je rodný list, cestovní pas, karta sociálního zabezpečení a křestní list. Také byste si měli ponechat manželský průkaz.

Chcete-li tyto papíry uložit, důrazně zvažte schránku s vysokou bezpečností, která je za méně než 50 USD velká hodnota *. Další možností je High-Security Prescription Box. Tento je určen pro lékařské potřeby, ale mohl by snadno pojmout několik papírů, které nelze ztratit.

Můžete si nastavit vlastní DIY svůj vlastní soubor, nebo můžete použít systém FileSolutions Home Filing System.

* Pokud tyto soubory ztratíte, nakonec zaplatíte mnohem, mnohem více za získání kopií od registrátorů, úředníků města, akademických institucí atd., Takže 50 $ je užitečná a inteligentní investice.

Uspořádejte soubor pro domácnost

Zde je dobré pravidlo pro to, co byste měli uložit do svého souboru pro domácnost: Vše, co budete v budoucnu potřebovat, ale nemusíte hned podnikat kroky, které nepatří do vašeho archivního souboru. Jako příklad použijte svůj vlastní soubor domácnosti (nazvaný sešit domácnosti), abyste získali lepší představu o tom, co v tomto souboru uložit a co ne.

Nejdříve jsme místo krabičky na soubory nebo přihrádky vytvořili pořadač s částmi a kapsami pro ukládání věcí, jako jsou kupóny a dárkové karty. Můžete použít pořadač a mít oddíly pro následující:

• Kupóny / Skupinové
• Dárkové karty
• Dokumenty pro nadcházející cesty / cestování
• Slevy, které jsem předložil, a čekám na obdržení zpětného šeku
• Příjmy za velké položky, jako je zařízení nebo velký kus nábytku
• Mějte kapsu na všechny své odměny
• Poznámky a referenční materiály pro nadcházející projekty, na kterých pracujete
• Recepty *
• Příjmy za daně
• Pojištění vozidel / domů / nájemců

Pravděpodobně byste mohli většinu z nich pouze naskenovat do účtu Evernote, ale pak, když je budete potřebovat, budete je muset znovu vytisknout, vložte je do tohoto poznámkového bloku a zavolejte do svého domácího sešitu.

* Uchovávejte samostatný soubor pro recepty, které se chcete jednoho dne vrátit, ale nikoli.

Nastavte soubor akcí

Soubor Action je dokumenty, které musíte podniknout a poté zahodit. Jakékoli dokumenty nebo papíry, které musí být uloženy trvale nebo po dlouhou dobu (přes měsíc), pravděpodobně patří do vašeho souboru pro domácnost.

Soubory akcí jsou:

• Bude použito jednou a poté vyřazeno; nebo,
• Soubory, které čekají na akci.

Konkrétně použijte schránku k uložení těchto papírů a tuto krabici doporučujeme. Vyberte si oranžovou, protože je to honosná barva a uvažuje se, že vás alespoň jednou týdně dostanete skrz krabici. To může také zdvojnásobit jako vaši schránku, abyste mohli spravovat poštu.

Zde je několik příkladů, co je třeba v souboru Action uložit:

Příchozí mail:

• V tomto souboru se nachází vše, co obdržíte poštou
• Přichází sem jakýkoli kus papíru, který vám někdo podá, nebo vás popadne a strčí do kabelky

Položky kalendáře:

• Pozvánky na nadcházející události a všechny pokyny nebo karty odpovědí, které přicházejí s nimi
• Účty na zaplacení a poté skartování nebo recyklaci
• Povolení podepisuje
• Připomenutí schůzky

Položky k zaplacení:

• Parkovací lístky k zaplacení
• Účty na zaplacení

Položky, na které čekáte:

• Příjmy za vše, co jste nedávno zakoupili pro případ, že se rozhodnete vrátit. Například, pokud dostanete balíček od Amazonu, můžete hodit balicí list v tomto přihrádce pro případ, že produkty nebudou fungovat a musíte je vrátit. Ditto pro další přijaté balíčky.
• Příjmy za vše, na co čekáte. Například pokud jste své pojišťovně podali vyúčtování a čekáte na vrácení, přejde do tohoto souboru. Pokud jste něco vrátili a čekáte na vrácení peněz ve výpisu z bankovního účtu nebo na mé kartě z kreditní karty, je to v tomto poli.

Tento soubor byste mohli rozdělit do více kategorií, ale je snazší vše hodit do tohoto pole a pak jím projít jednou, dvakrát nebo třikrát týdně. V tuto chvíli můžete recyklovat nebo skartovat cokoli, co již nepotřebujete, zaevidovat cokoli, co patří do archivu nebo domácnosti, a akce, na které je třeba reagovat. Cílem je udržet tento soubor co nejmenší.

Trik je v tom, že musíte projít tento soubor alespoň jednou týdně, nejlépe častěji. Důrazně doporučujeme přidat tento úkol do vašeho Personal Weekly Organizing Rutine, tímto způsobem budete ukládat a ukládat relativně malé množství papírů jednou týdně, spíše než