Přemístění vaší firmy do nového sídla firmy je vícekrokový proces, který vyžaduje pečlivé plánování a několik kroků přípravy. Stejně jako u každého velkého projektu je nejlepší rozdělit pracovní vytížení a přiřadit konkrétní úkoly různým zaměstnancům. Klíčem k úspěšnému a méně stresujícímu pohybu je zahájení procesu včasného a udržování otevřené a časté komunikace.
Vytvoření časové osy
Vytvořte časovou osu, která zahrnuje všechny základní fáze vašeho pohybu. Chcete-li zajistit, aby byl plán proveditelný, diskutujte o plánu se všemi členy týmu zapojenými do přesunu. Buďte realističtí ohledně toho, kolik času budete potřebovat. Malá kancelář může potřebovat přípravu alespoň tři měsíce, zatímco střední až velká kancelář bude možná muset naplánovat šest až osm měsíců nebo více. V každém případě je klíčem začít co nejdříve.
Navrhněte nový prostor
Dalším krokem je shromáždit všechny dostupné informace o novém prostoru. Zkuste získat plány nebo rozvržení podlahy, abyste mohli identifikovat klíčové komponenty, jako jsou elektrické zásuvky a úložný prostor, a začít navrhovat nové rozvržení kanceláře. Je také dobré mít obecný plán rozvržení vašeho aktuálního prostoru, abyste je mohli porovnat. Pokud v současné kanceláři nefungují oblasti, identifikujte je nyní, abyste ve svém novém prostoru zabránili stejným problémům.
Kromě toho si vytvořte seznam potenciálních problémů s novým prostorem, jako je menší přijímací prostor nebo menší úložná kapacita nebo snad větší otevřený prostor, který vyžaduje více skříní nebo dočasných stěn. Může být nutné najmout truhláře, malíře, elektrikáře, instalační systémy nebo jiné profesionály, aby si před nastěhováním postavili zdi, přidali kabeláž nebo provedli kosmetické změny.
Sestavte svůj pohyblivý tým
Pro střední a velké kanceláře jmenujte někoho (nebo požádejte o dobrovolníky) z každého oddělení nebo divize, aby koordinoval svou konkrétní oblast. To může být přiděleno nadřízenému nebo vedoucímu oddělení, který pak může zajistit, aby každý zaměstnanec převzal odpovědnost za zabalení svého stolu, spisů a osobních věcí. V menších kancelářích můžete být sami. Pokud ano, identifikujte několik klíčových lidí, kteří by mohli pomoci s koordinací pohybu.
Váš tým může také pomoci při identifikaci aktuálních problémů se starým prostorem a nalezení možných řešení pro novou kancelář. Je to skvělý způsob, jak začlenit jiná hlediska a dosáhnout konsensu v pohybu, zejména pokud někteří zaměstnanci změnu nepodporují.
Pravidelně se scházejte
Ve svém rozvrhu stanovte pravidelná setkání, na kterých budete diskutovat o průběhu a jeho postupu se všemi zaměstnanci. Je důležité neustále informovat všechny uživatele a věnovat čas řešení problémů a připomínek zaměstnanců. Stěhování je stresující pro všechny zúčastněné a může být stresující, pokud rozhodnutí nejsou dostatečně sdělena.
Určete svůj rozpočet
Pokud máte pro svůj přesun přidělenou určitou částku rozpočtu, je důležité identifikovat náklady dříve, než najmete stěhovače, nebo dokonce předtím, než zabalíte první krabici.
Přiřazení úkolů
Nechte svůj dojemný tým vytvořit seznam úkolů, které je třeba dokončit v týdnech před přesunem, a ujistěte se, že jsou na časovou osu / harmonogramu přidány důležité úkoly. Zeptejte se každého vedoucího oddělení nebo nadřízeného, co je požadováno z jejich oblasti, která může zahrnovat poskytovatele speciálních služeb, jako jsou instalační pracovníci telefonní linky nebo specialisté počítačové sítě. Také se ujistěte, že jsou pokryty společné prostory, jako je recepce, vstupní hala a úložné prostory.
Najměte Movers
Najímání stěhovačů je jedním z nejdůležitějších úkolů při stěhování firmy a existují stěhovací společnosti, které se specializují na kancelářské tahy. Stejně jako každý pohyb v domácnosti je důležité zajistit, aby byla společnost spolehlivá a aby vám za tuto službu byly poskytovány ty nejlepší služby. Proveďte průzkum, položte správné otázky a nechte společnost, aby přišla do vaší kanceláře, aby zhodnotila váš pohyb.
Tento úkol lze přiřadit jedné osobě nebo skupině nebo několika různým lidem, přičemž každá z nich volá konkrétní společnosti a poté porovná poznámky. V každém případě začněte brzy, abyste se ujistili, že dostanete nejlepší cenu a vyhovujete vašim potřebám.
Vytvořte seznam kontaktů
Seznam kontaktů pomáhá zajistit, aby všichni, se kterými obchodujete, včetně dodavatelů a klientů, věděli, že se pohybujete. Je vhodné přiřadit tento úkol jedné osobě, která bude dohlížet, aby se zabránilo propadnutí kontaktů skrz trhliny. Upozorňování zákazníků a klientů vyžaduje konkrétní komunikaci o vašem novém umístění a o tom, jak bude firma během stěhování fungovat. Tyto informace jsou nezbytné k zajištění toho, aby vaši zákazníci za vašimi službami nešli jinam.