sturti / Getty Images
Stěhování kanceláře je komplikované. S tolika věcmi je snadné přehlédnout menší, ale důležité úkoly. Chcete-li, aby se vaše kancelář pohybovala po cestě, použijte následující kontrolní seznam, který zajistí, že nic nezůstane vráceno.
Také se ujistěte, že máte kontrolní seznam základních úkolů, které pomáhají vaší kanceláři v pohybu.
Klienti a zákazníci
Je dobré informovat zákaznickou základnu o tomto kroku nejdříve, nejlépe nejméně měsíc před tím, než dojde k přesunu. Poskytněte informace o novém umístění, a to buď zasláním formálního dopisu nebo e-mailu s mapou přiloženou nebo připojenou ke všem ve vaší firemní databázi. Nebo v případě maloobchodu, umístit na přední dveře mapu a oznamovací značku a při každém nákupu poskytnout malý leták. Zveřejněte informace na své webové stránce s přehlednými pokyny a podrobnostmi, díky nimž se vaši zákazníci vrátí; mohlo by to zahrnovat prodej „nastěhování“ nebo oficiální zahajovací párty.
Měli byste také informovat své klienty, zda se během stěhování nebo snižování hodin vůbec zavíráte. Toto bude kritické upozornění, aby zákazníci nebyli frustrovaní, pokud jsou vaše dveře zamčené. Díky včasnému poznání, kdy budete otevřeni pro podnikání, vám ušetří spoustu telefonních hovorů od vašich klientů a znemožní jim jít ke konkurenci na servis. Jinými slovy, dejte svým zákazníkům vědět, jaký je jejich plán jejich údržby během přechodu.
Poskytovatelé služeb, prodejci a vládní agentury
Informujte pravidelně služby a dodavatele, které vaše společnost používá. Může zahrnovat tiskárnu, kurýr, kancelářský obchod nebo poskytovatele internetových služeb.
Banky a pojištění
Banky budou vyžadovat včasné oznámení; budete muset změnit adresu u firemních šeků, poté nechat vytisknout šeky, informovat společnosti vydávající kreditní karty a jakékoli další finanční instituce nebo poskytovatele služeb. Můžete se rozhodnout, že vaše společnost bude mít prospěch z převodu obchodních účtů z jedné banky do druhé nebo z jedné pobočky do druhé; promluvte si se zástupcem vaší banky o službách dostupných v novém umístění / sousedství.
Pojišťovací společnosti musí být také včas informovány. Budou muset posoudit nový prostor a v případě potřeby vám poskytnout nový odhad. Je to skvělý čas, abyste si promluvili se svým pojistitelem o přesunu pojištění a o tom, co budete potřebovat, abyste zajistili ochranu své kanceláře.
Změnit příchozí telefonní zprávy
Spolu s aktualizací informací o společnosti a marketingových materiálů existují i další způsoby, jak zajistit, aby se veřejnost dozvěděla o nadcházejícím kroku. Přidejte do záznamníku / hlasové pošty oznámení s uvedením data přesunu, kam se přesunete a jak to může mít vliv na službu. Poskytněte také kontaktní informace těm klientům, kteří mohou mít konkrétní obavy.
Nechte zaměstnance také změnit svou přímou linku hlasové pošty s informacemi o pohybu a novou adresou. Opět je to snadný způsob, jak připomenout kontaktům tahu a informovat ty, kteří nejsou v databázi kontaktů o změně.
Změňte svůj podpisový řádek
Přidání oznámení do řádku podpisu e-mailu pro všechny zaměstnance zajistí, že každý e-mail, který je odeslán, bude příjemci připomenout nadcházející tah. Je to skvělý způsob, jak oslovit jednotlivce, kteří nejsou v seznamu kontaktů společnosti.
Známka odchozí korespondence
Kupte si červené razítko s nápisem „Note New Address“; známky lze obvykle zakoupit v obchodě s kancelářskými potřebami. Razítkem aktualizujte hlavičkové papíry, abyste zajistili, že příjemci jsou si vědomi změny adresy. Tento krok oznámení nemusí být použitelný, dokud není přesun dokončen.
Telefon
To by měl být první obslužný program, který jste kontaktovali ohledně svého pohybu; chcete se ujistit, že vaše firma zůstane během stěhování otevřená nebo že dojde k co nejmenšímu narušení. Sdělte telefonní společnosti, kdy je přesun, a požádejte, aby byly telefony nainstalovány a připraveny k provozu na novém místě den před datem vašeho nastěhování, jen abyste se ujistili, že systém je funkční v den nastěhování.
Požádejte společnost, aby nastavila systém přesměrování hovorů účinný v den vašeho pohybu. Pokud vaše společnost mění telefonní čísla, požádejte o přidání upozornění ke svému starému číslu a informujte volající o změně telefonního čísla. Jakmile se přestěhujete, je dobré zavolat na vaše staré číslo a zajistit, aby byla služba na místě. Také se ujistěte, že vaše nové obchodní číslo a adresa jsou aktualizovány v dalším telefonním seznamu a adresáři.
Účty pošty, e-mailu a sociálních médií
Oznamte poštu o svém přesunu a zajistěte, aby byla pošta přesunuta několik měsíců po přesunu. Jak bylo uvedeno výše, přidejte oznámení o přesunu do řádků podpisu zaměstnance před přesunem a také po přesunu; Po přesunutí podpisu by se měl příjemce vyzvat, aby si poznamenal změnu adresy a kontaktních informací.
Pravidelné kurýrní společnosti, které vyzvedávají a odcházejí, by také měly být informovány o změně adresy a všech změnách služeb.