Jak dlouho uchovávat dokumenty a co skartovat

Hromady papíru jsou bolest a správa systému domácího podání může být tažením. Některé dokumenty však musíte zavěsit, protože nikdy nevíte, kdy je budete potřebovat.

Jak dlouho si musíte uchovávat své daně, příjmy, bankovní výpisy a další důležité dokumenty? Každý typ dokumentu je jiný, takže budete chtít mít jistotu, že budete mít veškerou svoji papírování dost dlouho, než zapálíte drtič, i když si myslíte, že jste s nimi hotovi.

Údržba funkčního systému domácího podávání

Jedním z klíčů k vytvoření funkčního systému domácího podání je začít snižovat množství přijatého papíru. To může opravdu snížit množství papíru, který budete muset skartovat nebo složit. To znamená zbavit se nevyžádané pošty, přihlásit se k zasílání e-účtů a nepřijímat letáky, kupóny, které nikdy nepoužijete, katalogy, které nikdy nečtete, nebo jiné efemery, které máte pocit, že byste se měli držet, když vás znáte opravdu ne.

Pokud necháte vymknout tuto fázi předvolby, můžete opravdu začít bojovat s nepořádkem papíru. Může se dokonce dostat do bodu, kdy se budete cítit, jako byste ho mohli hromadit. V těchto případech může být velmi užitečné obrátit se na profesionála, který vás provede procesem vyřazování.

Druhým krokem je zajistit dobrý systém správy pošty. Čím efektivněji budete s poštou nakládat, tím méně často budete muset provést velkou relaci archivace, skartování a recyklace.

Nastavení elektronického systému

Zbavením svého papírového podání nastavením elektronického registračního systému ušetříte místo a zbavíte se rušení papíru. V dnešní době má elektronický registrační systém hodně smysl, protože je snazší než kdy jindy.

Chcete-li začít, potřebujete skener a místo pro ukládání souborů: systém složek v počítači a zálohu v cloudu, stejně jako externí pevný disk. Čím více záloh máte - doma i mimo něj - čím více budete připraveni vykopat hromadu papírování, aniž byste se museli obávat ztráty něčeho důležitého.

Nastavení obecných složek pro různé typy dokumentů (např. Domácnosti, daně, auto, rodné listy atd.) S ukládáním dokumentů nemusíte být příliš přesní, protože je možné prohledávat elektronické archivační systémy.

Poté naskenujte každý dokument a uložte jej do složky podle obsahu. Ujistěte se, že jste každému dali jedinečný název souboru, který jej popisuje, aby jej bylo možné rychle najít pomocí vyhledávací funkce vašeho počítače. Také přidání data na konec názvu souboru vám pomůže odlišit stejný typ dokumentu od různých časových období. Například namísto volání faktur za nástroj utilitystatement.pdf jej nazvejte utilitystatement-Feb2019.pdf.

K dispozici je také řada aplikací, které vám pomohou rychle zaznamenávat a ukládat různé dokumenty. Mnoho z nich lze spravovat pomocí smartphonu nebo tabletu, takže se můžete zbavit papírování (zejména účtenek), když nejste doma poblíž vašeho domácího počítače.

Vedení kopií

Pro vaše nejdůležitější dokumenty odborníci doporučují uchovávat více kopií. To může znamenat uchování jedné kopie v cloudovém úložišti a další na pevném disku. Může to také znamenat uchování jedné kopie ve vašem elektronickém podání a jedné tištěné kopie v ohnivzdorném trezoru.

Dokumenty k uložení navždy

Řada dokumentů by měla být uložena navždy. To jsou nejdůležitější, které můžete kdykoli v budoucnu potřebovat z různých důvodů. Zajištění, že jsou uloženy na bezpečném místě a že kopie je bezpečná, vám ušetří spoustu času, když jsou potřeba.

• Akademické záznamy: diplomy, přepisy a práce na portfoliu, které mohou být použity v budoucnu při podávání žádosti o zaměstnání.
• Přijímací papíry
• Křestní osvědčení
• Rodné listy
• Úmrtní listy: Může být zapotřebí pro daňové účely.
• Řidičské průkazy
• Záznamy o zaměstnání: Jakákoli ustanovení, dohody, disciplinární spisy a recenze výkonu.
• Manželská osvědčení
• Lékařské záznamy
• Vojenské záznamy
• Pasy
• Důchodové a důchodové záznamy
• Karty sociálního zabezpečení
• Wills

Dokumenty k uložení po určitou dobu

Představte si, že máte na svém stole hromadu bankovních výpisů a účtů na celý život. Po pouhých deseti letech by byl tento stack pravděpodobně neuvěřitelně velký. Existuje mnoho typů dokumentů - většinou finančních -, které byste měli uchovávat po určitou dobu, ale nemusíte je ukládat navždy. Možná budete muset na ně na chvíli nebo týdně odkazovat, pak se prostě stanou dalším kusem papíru, který leží kolem vytváření nepořádku.

Ošidná část je vědět, kdy se můžete těchto typů záznamů zbavit. Neexistuje dobrá odpověď na všechno, ale doporučené pokyny založené na tom, co to je:

• Bankovní výpisy: Jeden měsíc
• Účty: Jeden rok na veškeré daně nebo záruky související; všechny ostatní účty by měly být skartovány, jakmile budou zaplaceny.
• Účty na kreditní kartě: Skartujte ihned po zaplacení.
• Příjmy z domu: Uchovávejte, dokud se dům neprodá.
• Investiční záznamy: Sedm let poté, co jste zrušili účet nebo prodali zabezpečení.
• Pronájem: Ponechejte, dokud se neodstěhujete a neobdržíte vklad zpět od pronajímatele.
• Výplaty a výplaty: Jeden rok, nebo dokud neobdržíte svůj výpis W-2 za daný daňový rok.
• Příjmy z prodeje: U velkých nákupů, jako jsou spotřebiče a elektronika, ponechte záruku po celou dobu záruky. U věcí, jako jsou potraviny a oblečení, uchovávejte účtenku, dokud nevíte, že pro vrácení zboží nebude nutné.
• Daňové doklady: Sedm let, včetně vašeho podání a všech doprovodných dokumentů, jako jsou W-2 a potvrzení.
• Záznamy vozidel: Uchovávejte, dokud se loď, auto nebo motocykl neprodá.

Jak se zbavit dokumentů

Skartování dokumentů je hlavní způsob, jak se chránit před krádeží identity. Obecně platí, že existují určité dokumenty, které by měly být naprosto skartovány. To zahrnuje vše, co má čísla účtů, data narození, rodná jména, hesla a PIN, podpisy a čísla sociálního zabezpečení.

Pokud jsou dokumenty stále „aktivní“ - je třeba je držet pro informaci - umístěte je do svého domácího registračního systému podle témat. Skartujte je pouze tehdy, když se již nepoužívají.

Jaké dokumenty skartovat

Až budete hotovi s těmito dokumenty a nebudete je dále potřebovat, můžete je skartovat:

• Příjmy z bankomatu
• Bankovní výpisy
• Kopie rodného listu
• Zrušené a neplatné kontroly
• Účty na kreditní karty
• Úvěrové zprávy
• Řidičské průkazy (vypršela)
• Doklady o zaměstnání, které obsahují jakékoli identifikační údaje
• Platnost pasů a víz
• Čísla investičních účtů
• Legální dokumenty
• Investiční, akciové a majetkové transakce
• Položky s podpisem (nájemní smlouvy, smlouvy, dopisy atd.)
• Cedulky na zavazadlech
• Lékařské a zubní záznamy
• Doklady s číslem sociálního zabezpečení
• Hesla nebo čísla PIN
• Výplaty
• Předem schválené žádosti o kreditní karty
• Potvrzení s kontrolou čísla účtu, čísla kreditní karty nebo jakékoli jiné identifikační informace
• Daňové formuláře
• Přepisy s identifikačními informacemi
• Cestovní itineráře
• Použité letenky
• Účty (telefon, plyn, elektřina, voda, kabelová televize, internet atd.)

Všechno ostatní - například papírování - stačí recyklovat. Ujistěte se, že máte nastaven flexibilní registrační systém, abyste si tyto dokumenty mohli ponechat pod kontrolou. Je také dobré zvyknout si pravidelně procházet uložené dokumenty. Zkuste to udělat při placení účtů, vyplácení daní nebo při péči o podobný opakující se úkol, takže nezapomenete a vaše papírování se vymkne z rukou.